Оптимизация складского учета и закупок для небольшого кафе

Простые системы
Оптимизация складского учета и закупок для небольшого кафе действительно критически важна для снижения потерь, пересортицы и повышения рентабельности. Вот простые и эффективные решения.

Простые системы учета

Шаблон складского учета:

Столбцы: Название, Ед. измерения, Приход, Расход, Остаток, Мин. запас, Дата последней закупки.
Формулы: автоматический расчет остатков и выделение товаров, которые нужно закупить.

Плюсы: простота, доступность, не требует интернета (Excel).
Минусы: риск ошибок при ручном вводе, нет интеграции с другими системами.

Мобильные приложения для учета (удобно для малого бизнеса)
1С:Кафе (упрощенная версия) – если кафе работает в РФ.
Loyverse (бесплатно для малого бизнеса) – учет товаров, продаж и инвентаризации.
Склад 15 (простое приложение для учета остатков).
Плюсы: можно вести учет с телефона, есть напоминания о закупках.

Борьба с пересортицей и кражами

Маркировка всех продуктов (название, дата поступления, срок годности).
Ежедневная сверка ключевых позиций (кофе, молоко, мясо).
Разделение зон ответственности:
кто принимает товар,
кто списывает остатки,
кто проводит инвентаризацию.

Планирование закупок

Минимальный запас – для каждого продукта установить порог (например, "докупать, когда осталось 2 кг").
Регулярность закупок (например, 3 раза в неделю, чтобы избежать излишков).
Анализ списаний: если что-то регулярно пропадает – проверить, в чем причина (кражи, пересортица, неправильное списание).

Инвентаризация (раз в неделю/месяц)

Сравнение фактических остатков с учетными.
Выявление "проблемных" позиций (что чаще всего теряется).

Даже простые инструменты (Excel + мобильное приложение + жесткий контроль) помогут сократить потери на 20-30%. Главное – дисциплина и регулярность учета.
Нужна более детальная настройка под ваш ассортимент? Могу помочь с шаблонами или выбором приложения.